Очень часто Excel используется для создания списков, каждая строка которых содержит информацию, относящуюся к одному объекту. Во всех примерах, рассмотренных в данном разделе, фигурировали списки. Обратимся к рис. 22. Представленный в нем прайс-лист является типичным списком. В списке имеется «шапка» (заголовки столбцов) и столбцы, содержащие однотипные данные в соответствии с заголовком. В свою очередь каждая строка представляет собой характеристику объекта, название которого, как правило, присутствует в первом столбце таблицы.

На практике возникают ситуации, когда необходимо отсортировать список по возрастанию или убыванию параметра в одном из его столбцов. Например, прайс-лист на рис. 22 можно отсортировать по возрастанию или убыванию цены товара или по названию товара, выстроив его по алфавиту.

Чтобы выполнить сортировку списка по названиям, находящимся в первом столбце, выделите список целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и задействуйте команду Сортировка от А до Я.

Для сортировки списка по параметрам другого столбца, например по цене, выделите весь список, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и задействуйте команду Настраиваемая сортировка. В открывшемся окне (рис. 34) последовательно укажите в раскрывающихся списках заголовок столбца, по которому будет выполнена сортировка, параметры размещения данных (пункт Значения менять не нужно) и порядок сортировки (по возрастанию или убыванию значения). Нажмите ОК для запуска процесса.

Рис. 34. Окно задания параметров сортировки

Иногда в списке требуется отобрать данные, удовлетворяющие какому-либо условию, другими словами, отфильтровать их по определенному признаку. Например, в прайс-листе следует выбрать товары, стоимость которых не превышает заданного порога. Чтобы выполнить фильтрацию данных, выделите таблицу целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и задействуйте команду Фильтр. При этом в заголовках столбцов появятся кнопки раскрывающихся списков (если вы применили к таблице один из встроенных стилей, кнопки будут присутствовать по умолчанию и выполнять данную команду не следует). Щелкните на кнопке в заголовке столбца, по значениям которого нужно отфильтровать список, зайдите в подменю Числовые фильтры и выберите пункт, соответствующий условиям сортировки (в нашем случае следует выбрать пункт меньше). В открывшемся окне (рис. 35) выберите в раскрывающемся списке справа значение, которое не должны превышать выбранные данные, или введите число с клавиатуры и нажмите ОК. В результате в списке будут показаны только те пункты, которые удовлетворяют условиям фильтрации. Чтобы вновь отобразить все пункты списка, нажмите кнопку в заголовке столбца, по которому проводилась фильтрация, и в списке значений установите флажок Выделить все.

Рис. 35. Задание порогового значения для фильтрации данных

Поиск и замена данных в ячейках Excel осуществляется по таким же принципам, что и поиск текстовых фрагментов Word. Чтобы открыть окно поиска и замены, нажмите сочетание клавиш +F или нажмите кнопку Найти и выделить в группе Редактирование и задействуйте команду Найти. Откроется уже знакомое вам окно, на вкладках которого можно вводить условия для поиска и замены данных.

С книгами Excel можно выполнять все стандартные операции: открытие, сохранение, распечатку, за которые отвечают команды кнопки Office в верхнем левом углу окна программы.